Достоверные отчёты о работе сотрудников за пару минут в день. Как это возможно?

Заполнение отчетов по итогам дня или недели стало малоинформативной и обременительной традицией для большинства компаний. Эффективность такой “Big Data” часто попадает под сомнение. Трудно оценивать и анализировать данные, которые заполняются вручную, без привязки к реальной информации о составе рабочего дня.

Написанием таких отчетов сотрудники занимаются или в конце рабочей недели, тратя на процесс пару часов, или подводят итоги дня вечером, на что уходит от 15 до 30 минут. Сбор данных из разных рабочих инструментов, подсчет статистики, просмотр почтовых переписок и календарей - это время, которое сотрудник тратит не на достижение  рабочих целей. Хотя эту работу и нельзя назвать бесполезной - всё-таки контроль и отчётность важны, особенно при гибридной или удалённой системе работы.

С какими типичными проблемами приходится сталкиваться компаниям?

Трата времени на внутренние рутинные процессы. Как описано выше, отчет, который занимает пару часов в неделю, превращается в формальность для сотрудника. А что если таких сотрудников несколько сотен или тысяч? Сколько часов бизнес теряет на косвенные задачи?

Разнообразие форматов. Отсутствие единого формата и удобного способа заполнения ведёт к тому, что каждый автор заполняет отчёт правильно, но всё же по-своему. Руководителю тоже приходится потратить немало времени на проверку таких отчетов.

Субъективность. Ручные отчеты не содержат точной  информации о реальной загруженности и ходе выполнения задач. К концу дня или, тем более, недели, можно многое упустить из реальной рабочей картины.

Трекер рабочего времени AtTrack представляет новый модуль "Результаты дня", который позволяет автоматизировать и унифицировать написание ежедневных отчетов, что позволит сэкономить до 10 часов в месяц для каждого сотрудника и помочь руководителям видеть всю картину целиком по каждому проекту.

Когда сотрудник, в разделе “Мои отчеты”, выбирает один из рабочих дней, в форму отчета автоматически подгружаются все проекты, над которыми шла работа в течение этого дня, задачи с описаниями и затраченное время. Сотруднику нужно только внести комментарий к задачам.

Расходовать время на воссоздание событий всего дня не нужно. Эта информация уже есть в трекере AtTrack. И она достоверная.
Если задача требует внимания руководителя, её можно пометить флажком. А если есть непреодолимые трудности - “блокеры”, их тоже можно описать в соответствующем поле. Такая информация, в будущем, поможет точнее оценивать задачи новых проектов.
Поле с планами на завтра поможет не тратить время руководителя и всей команды на лишние планерки по утрам.

Так как сотруднику не нужно самостоятельно воссоздавать картину рабочего дня, на заполнение "Результатов дня" уходит, в среднем, 2 минуты. А это до 92% экономии времени на такой вид деятельности.

Для предоставления обратной связи от руководителя добавлена возможность оценить отчет.

Менеджер, при просмотре отчета, может поставить простую оценку в формате “Хорошо/Плохо” и добавить к ней короткий разъясняющий комментарий. Это помогает не тратить много времени на разбор деталей и ненавязчиво повышать качество написание отчётов сотрудниками.